Наталія Іщук, керівник напрямку бухгалтерського обслуговування
На даний час існує дві форми бухгалтерського обслуговування бізнесу: створення у штаті компанії посади бухгалтера (бухгалтерського відділу) або шляхом залучення зовнішнього виконавця за договором. Останню форму ще називають бухгалтерським аутсорсингом. Приймаючи рішення про вибір форми бухгалтерського обслуговування, власники бізнесу та керівники компаній повинні враховувати переваги і недоліки кожної з цих форм та світовий досвід у їх застосуванні.
Найбільш звичним для вітчизняного бізнесу є використання компанією штатного бухгалтера чи власного бухгалтерського відділу. Така форма має одну очевидну перевагу: це безпосередня взаємодія бухгалтера з керівництвом та персоналом компанії, оперативний доступ до документації. Проте при сучасному рівні розвитку засобів зв’язку та електронного документообігу ця перевага втрачається.
Мати у штаті власного бухгалтера для керівника зручно. Проте практика показує, що бухгалтера часто завантажують різними додатковими, не властивими для його професії функціями: ведення діловодства, вирішення кадрових питань, виконання обов’язків секретаря та навіть юриста (скласти договір, відповідь на претензію, кадрові накази, лист контрагенту тощо). Проте можливість використовувати бухгалтера як спеціаліста широкого профілю не можна вважати перевагою, оскільки це відволікає його від основної роботи, що погіршує її якість. Крім того, покладені на бухгалтера додаткові обов’язки не можуть бути виконані якісно, оскільки він є фахівцем дуже специфічного і вузького напрямку.
Особливо небезпечно для бізнесу, коли на бухгалтера намагаються покласти роботу юриста. Тому зручність для керівництва мати штатного бухгалтера часто шкодить діяльності компанії.
Таким чином, навіть очевидні на перший погляд аргументи за ведення бухобліку силами штатного бухгалтера насправді не дають жодних переваг.
Світовий досвід показує, що найбільш ефективною формою бухгалтерського забезпечення малого і середнього бізнесу є аутсорсинг. Так, у США кількість підприємств, що користувалися послугами бухгалтерського аутсорсингу станом ще на 1997 рік, становила 80%, на даний час їх кількість зросла до 92% і охоплює практично увесь сектор малого і середнього бізнесу. В Ізраїлі бухгалтерським аутсорсингом охоплено 96% компаній, в країнах Західної Європи цей показник складає близько 86% і продовжує зростати.
Бухгалтерський аутсорсинг – це форма бухгалтерського облуговування шляхом передачі функцій бухгалтерського і податкового обліку спеціалізованій компанії на договірних умовах. Обсяг і вартість послуг, а також відповідальність за їх якість визначаються договором.
Основний принцип аутсорсингу: залишаю собі тільки те, що можу робити краще за інших, передаю зовнішньому виконавцеві те, що він робить краще за мене. Тому власники бізнесу та управлінський персонал повинні концентруватися на основних виробничих та комерційних напрямках діяльності компанії, які безпосередньо приносять дохід (виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг). Бухгалтерське забезпечення – це додаткова, обслуговуюча функція, тому в компанії їй не може приділяється така ж увага, як основним бізнес-процесам. Разом з тим, дана функція є дуже важливою та відповідальною, тому потребує професійного підходу. А отже компаніям доцільно зосередитися на своїх основних бізнес-процесах, а обслуговуючі задачі передати на аутсорсинг професійним зовнішнім виконавцям.
Бухгалтерський аутсорсинг дає бізнесу цілий ряд вагомих переваг:
1. Бухгалтерський аутсорсинг дешевший, ніж утримання в штаті власного бухгалтера.
Так, у сфері малого та середнього бізнесу витрати на утримання штатного бухгалтера часто є більшими від вартості послуг з аутсорсингу. Бухгалтеру потрібно виплачувати відповідну ринкову зарплату, забезпечити передбачені законодавством трудові та соціальні гарантії (лікарняні, відпустки), до того ж слід врахувати податкове навантаження на оплату праці. Наступна категорія витрат – на обладнання робочого місця, закупівля оргтехніки, спеціалізованого програмного забезпечення, технічного устаткування, канцтоварів.
При аутсорсингу замовник оплачує лише за конкретний встановлений у договорі обсяг послуг, який відповідає реальним потребам компанії. Тому якщо компанія невелика і на спрощеній системі оподаткування, то вартість послуг зовнішнього виконавця часто є значно нижчою від витрат на утримання власного бухгалтера.
Для бухгалтера важливим є постійне підвищення кваліфікації. Крім того, наше мінливе законодавство потребує постійного моніторингу та відповідного реагування. Тому крім основної роботи, бухгалтер повинен постійно підтримувати рівень кваліфікації та знання законодавства, що вимагає додаткових заходів та витрат. У випадку із штатним бухгалтером такі витрати лягають на плечі підприємства, а при аутсорсингу ці витрати несе зовнішній виконавець.
Практика показує, що створення власного бухгалтерського відділу економічно виправдане лише на відносно великих підприємствах. Проте навіть для великих компаній найкращі результати дає така форма організації бухгалтерського обліку, при якій штатні бухгалтери ведуть лише первинну бухгалтерську документацію, а бухгалтерський облік та звітність передається на аутсорсинг спеціалізованій компанії.
2. Аутсорсинг забезпечує вищу якість послуг.
Невеликим компаніям складно знайти та утримувати у своєму штаті досвідченого і висококваліфікованого бухгалтера з двох причин. По-перше, на ринку бухгалтерських послуг стійкий дефіцит досвідчених бухгалтерів, професіонали витребувані і зайняті. По-друге, кваліфіковані фахівці потребують відповідного рівня оплати праці. Тому компанії часто наймають спеціалістів з незначним досвідом, що негативно впливає на якість бухгалтерського обліку та безпеку бізнесу.
Якщо бухгалтер на підприємстві один, йому немає у кого переймати досвід. Такому спеціалісту доведеться набувати досвід самостійно, часто шляхом помилок і втрат для компанії.
Бухгалтерський аутсорсинг здійснюється спеціалізованими компаніями, спеціалісти яких мають відповідний досвід, забезпечені сучасними інформаційними системами та програмами. Спеціалісти таких компаній мають можливість обміну досвідом та в процесі практичної діяльності постійно підвищують свою кваліфікацію, що забезпечує значно вищу якість послуг.
3. Аутсорсинг об’єктивний та неупереджений.
Штатний бухгалтер є найманим працівником і перебуває у підпорядкуванні та певній залежності від власників бізнесу та керівників компанії. Тому його легко «вмовити» відступити від вимог законодавства з тим, щоб компанія отримала певні фінансові чи податкові вигоди. Проте такі вигоди дуже сумнівні, оскільки рано чи пізно порушення виявить перевірка і застосує штрафні санкції.
На зовнішнього виконавця у керівництва компанії такого впливу немає. Тому аутсорсинг забезпечує об’єктивне і неупереджене надання послуг.
4. Вагома перевага аутсорсингу – відповідальність за результат.
Великою проблемою для бізнесу є помилки та упущення у роботі бухгалтерів. Нерідко такі упущення призводять до колосальних фінансових збитків та величезних штрафних санкцій. Проте за недоліки у роботі штатного бухгалтера можна притягнути лише до дисциплінарної відповідальності у виді догани або звільнення.
На відміну від штатного бухгалтера, більшість аутсорсингових компаній приймають на себе згідно з умовами укладених договорів повну майнову відповідальність за результати наданих послуг. Якщо через неналежне надання послуг замовник несе збитки чи до неї застосовуються штрафні санкції, надавач послуг відшкодовує такі втрати.
5. Аутсорсинг забезпечує безперервність послуг.
Штатний бухгалтер як найманий працівник йде у відпустки, хворіє чи як будь-яка людина вимушений вирішувати свої сімейні проблеми. На період його відсутності підприємство залишається без бухгалтерського супроводу і є незахищеним, що дуже незручно для безнесу. При наданні бухгалтерських послуг аутсорсинговою компанією послуги надаються у безперервному режимі, а отже робота підприємства залишається комфортною і захищеною завжди.
5. Гнучкість та рентабельність аутсорсингу.
Якщо штатний бухгалтер не підійшов, його дуже складно звільнити з урахуванням вимог трудового законодавства. Відносини із зовнішнім виконавцем будуються на договірній основі, тому вони завжди конструктивні і гнучкі. Так, замовник може швидко внести зміни до умов співпраці, наприклад, змінити обсяг та вартість послуг під свої поточні потреби. Замовник може легко замінити виконавця, якщо рівень послуг його не задовольняє, розірвавши договір з одним та уклавши з іншим.
Вартість послуг гнучка, ціноутворення прозоре. Тарифи залежать від реального обсягу роботи на підприємстві, тому замовник платить за конкретний результат. А отже бухгалтерський аутсорсинг гнучкий та завжди рентабельний.
6. Мотивація
Безумовно, основним чинником у роботі спеціаліста є його мотивація. Заробітна плата штатного бухгалтера часто не залежить від якості бухгалтерського обліку, тому він позбавлений дієвої мотивації у своїй роботі. У зовнішнього виконавця мотивація дуже чітко виражена. По-перше, основною цінністю та активом аутсорсингової компанії на ринку є її репутація, тому така компанія та її спецалісти не допустять дій, які б негативно вплинули на діловий імідж та репутацію. По-друге, договором передбачена повна матеріальна відповідальність аутсорсингової компанії за результати наданих нею послуг. Тому мотивація у аутсорсингових компаній значно вища, ніж у штатного бухгалтера.
7. Аутсорсинг відкриває широкі перспективи та додаткові можливості
При виборі форми бухгалтерського забезпечення бізнесу необхідно враховувати не лише вимоги сьогоднення, але й перспективу, яка вимагає від бухгалтера якісно іншого рівня послуг.
Так, бухгалтерський облік за своєю сутністю є відображенням у документах результатів господарських операцій, тобто в основному виконує обліково-статистичну функцію. Простіше кажучи: що компанія зробила, те бухгалтер відобразив у обліку. Проте сьогодні для бізнесу цього замало, власникам та керівникам компаній в особі бухгалтера потрібен не лише обліковець, але й грамотний фінансовий аналітик та податковий консультант. Саме бухгалтер відіграє ключову роль у перспективному плануванні компанією своєї фінансово-господарської діяльності, виборі податкових моделей діяльності та організації господарських операцій. Тому сьогодні перед бухгалтером ставляться значно ширші задачі, ніж передбачають стандартні обов’язки даної посади, а отже суттєво зростають вимоги до його рівня компетенції.
Задовольнити все зростаючі потреби бізнесу можуть лише висококваліфіковані та досвідчені фахівці, найняти яких зможе далеко не кожне підприємство малого та середнього бізнесу. Ідеальним рішенням є співпраця з аутсорсинговими компаніями, в яких працюють такі фахівці. Причому чим менший обсяг бухгалтерської роботи на підприємстві, тим вигідніше передавати цю функцію на аутсорсинг.
Крім суто бухгалтерських послуг, аутсорсингові компанії часто надають цілий ряд суміжних послуг. Зокрема, це юридичне обслуговування та захист бізнесу, кадрове діловодство, питання охорони праці, аудит тощо.
Таким чином, переваги бухгалтерського аутсорсингу очевидні. Уклавши договір з аутсорсинговою компанією, навіть невеличке підприємство чи приватний підприємець отримують послуги цілої команди досвідчених фахівців високої кваліфікації, причому оплачують лише за той обсяг послуг, який їм реально необхідний.