Наталия Ищук, руководитель направления бухгалтерского обслуживания
В настоящее время существует две формы бухгалтерского обслуживания бизнеса: создание в штате компании должности бухгалтера (бухгалтерского отдела) или путём привлечения внешнего исполнителя по договору. Последнюю форму еще называют бухгалтерским аутсорсингом. Принимая решение о выборе формы бухгалтерского обслуживания, владельцы бизнеса и руководители компаний должны учитывать преимущества и недостатки каждой из этих форм и мировой опыт в их применении.
Наиболее привычным для отечественного бизнеса можно считать использование компанией штатного бухгалтера или собственного бухгалтерского отдела. Такая форма имеет одно очевидное преимущество: это непосредственное взаимодействие бухгалтера с руководством и персоналом компании, оперативный доступ к документации. Однако при современном уровне развития средств связи и электронного документооборота это преимущество теряется.
Иметь в штате собственного бухгалтера для руководителя удобно. Однако практика показывает, что бухгалтер часто загружается различными дополнительными, не свойственными для его профессии функциями: ведение делопроизводства, решение кадровых вопросов, исполнение обязанностей секретаря и даже юриста (составить договор, ответ на претензию, кадровые приказы, письмо контрагенту и т.п.). Однако возможность использовать бухгалтера как специалиста широкого профиля нельзя считать преимуществом, поскольку это отвлекает его от основной работы, что ухудшает ее качество.
Кроме того, возложенные на бухгалтера дополнительные обязанности не могут быть выполнены качественно, поскольку он специалист очень специфического и узкого направления. Особенно опасно для бизнеса, когда на бухгалтера пытаются возложить работу юриста. Поэтому удобство для руководства иметь штатного бухгалтера часто вредит деятельности компании.
Таким образом, даже очевидные, на первый взгляд, аргументы за ведение бухучета силами штатного бухгалтера на самом деле не дают никаких преимуществ.
Мировой опыт показывает, что наиболее эффективной формой бухгалтерского обеспечения малого и среднего бизнеса является аутсорсинг. Так, в США количество предприятий, пользовавшихся услугами бухгалтерского аутсорсинга по состоянию еще на 1997 год, составило 80%, в настоящее время их количество возросло до 92% и охватывает практически весь сектор малого и среднего бизнеса. В Израиле бухгалтерским аутсорсингом охвачено 96% компаний, в странах Западной Европы этот показатель составляет около 86% и продолжает расти.
Бухгалтерский аутсорсинг – это форма бухгалтерского облуживания путем передачи функций бухгалтерского и налогового учета специализированной компании на договорных условиях. Объем и стоимость услуг, а также ответственность за их качество определяется договором.
Основной принцип аутсорсинга: оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше меня. Поэтому владельцы бизнеса и управленческий персонал должны концентрироваться на основных производственных и коммерческих направлениях деятельности компании, которые непосредственно приносят доход (производство продукции, выполнение работ, оказание услуг). Бухгалтерское обеспечение – это дополнительная, обслуживающая функция, поэтому в компании ей не уделяется такое же внимание, как основным бизнес-процессам. Вместе с тем, данная функция очень важна и ответственна, поэтому требует профессионального подхода. А значит, компаниям целесообразно сосредоточиться на своих основных бизнес-процессах, а обслуживающие задачи передать на аутсорсинг профессиональным внешним исполнителям.
Бухгалтерский аутсорсинг дает бизнесу целый ряд весомых преимуществ:
1. Бухгалтерский аутсорсинг дешевле, чем содержание в штате собственного бухгалтера.
Так, в сфере малого и среднего бизнеса затраты на содержание штатного бухгалтера зачестую больше стоимости услуг по аутсорсингу. Бухгалтеру нужно выплачивать соответствующую рыночную зарплату, обеспечить предусмотренные законодательством трудовые и социальные гарантии (больничные, отпуска), к тому же следует учесть налоговую нагрузку на оплату труда. Следующая категория затрат – на оборудование рабочего места, закупку оргтехники, специализированного программного обеспечения, технического оборудования, канцтоваров.
При аутсорсинге заказчик оплачивает только конкретный установленный в договоре объем услуг, отвечающий реальным потребностям компании. Поэтому если компания небольшая и на упрощенной системе налогообложения, то стоимость услуг внешнего исполнителя часто значительно ниже затрат на содержание собственного бухгалтера.
Для бухгалтера важно постоянное повышение квалификации. Кроме того, наше изменчивое законодательство нуждается в постоянном мониторинге и соответствующем реагировании. Поэтому, кроме основной работы, бухгалтер должен постоянно поддерживать уровень квалификации и знание законодательства, требующего дополнительных мер и расходов. В случае со штатным бухгалтером такие расходы ложатся на плечи предприятия, а при аутсорсинге эти расходы несет внешний исполнитель.
Практика показывает, что создание собственного бухгалтерского отдела экономически оправдано только на относительно крупных предприятиях. Однако даже для крупных компаний лучшие результаты дает такая форма организации бухгалтерского учета, при которой штатные бухгалтеры ведут только первичную бухгалтерскую документацию, а бухгалтерский учет и отчетность передается на аутсорсинг специализированной компании.
2. Аутсорсинг обеспечивает более высокое качество услуг.
Небольшим компаниям сложно найти и содержать в своем штате опытного и высококвалифицированного бухгалтера по двум причинам. Во-первых, на рынке бухгалтерских услуг устойчив дефицит опытных бухгалтеров, профессионалы востребованы и заняты. Во-вторых, квалифицированные специалисты нуждаются в соответствующем уровне оплаты труда. Поэтому компании часто нанимают специалистов с незначительным опытом, что отрицательно сказывается на качестве бухгалтерского учета и безопасности бизнеса.
Если бухгалтер на предприятии один, ему не у кого перенимать опыт. Такому специалисту придется приобретать опыт самостоятельно, часто путём ошибок и потерь для компании.
Бухгалтерский аутсорсинг осуществляется специализированными компаниями, специалисты которых имеют соответствующий опыт, снабжены современными информационными системами и программами. Специалисты таких компаний имеют возможность обмена опытом и в процессе практической деятельности постоянно повышают свою квалификацию, что обеспечивает более высокое качество услуг.
3. Аутсорсинг объективен и беспристрастен.
Штатный бухгалтер является наемным работником и находится в подчинении и определенной зависимости от владельцев бизнеса и руководителей компании. Поэтому его легко «уговорить» отступить от требований законодательства с тем, чтобы компания получила определенные финансовые или налоговые выгоды. Однако такие выгоды очень сомнительны, поскольку рано или поздно нарушение выявит проверка и применит штрафные санкции.
На внешнего исполнителя у руководства компании такого влияния нет. Поэтому аутсорсинг обеспечивает объективное и беспристрастное предоставление услуг.
4. Весомое преимущество аутсорсинга – ответственность за результат.
Большой проблемой для бизнеса ошибки и упущения в работе бухгалтеров. Нередко такие упущения приводят к колоссальному финансовому ущербу и огромным штрафным санкциям. Однако, за недостатки в работе, штатного бухгалтера возможно привлечь исключительно к дисциплинарной ответственности в виде выговора или увольнения.
В отличие от штатного бухгалтера большинство аутсорсинговых компаний принимают на себя, согласно условиям заключенных договоров, полную имущественную ответственность за результаты предоставленных услуг. Если из-за ненадлежащего предоставления услуг заказчик несет убытки или к нему применяются штрафные санкции, поставщик услуг возмещает такие потери.
5. Аутсорсинг обеспечивает непрерывность услуг.
Штатный бухгалтер как наемный работник уходит в отпуска, болеет или как любой человек вынужден решать свои семейные проблемы. На период его отсутствия предприятие остается без бухгалтерского сопровождения и незащищенным, что очень неудобно для безнеса. При предоставлении бухгалтерских услуг аутсорсинговой компанией услуги предоставляются в непрерывном режиме, а значит работа предприятия остается комфортной и защищенной всегда.
5. Гибкость и рентабельность аутсорсинга .
Если штатный бухгалтер не подошел, его очень сложно уволить с учетом требований трудового законодательства. Отношения с внешним исполнителем строятся на договорной основе, поэтому они всегда конструктивны и гибки. Так, заказчик может быстро внести изменения в условия сотрудничества, например изменить объем и стоимость услуг под свои текущие потребности. Заказчик может легко заменить исполнителя, если уровень услуг его не удовлетворяет, расторгнув договор с одним и заключив с другим.
Стоимость услуг гибкая, ценообразование прозрачное. Тарифы зависят от реального объема работы на предприятии, поэтому клиент платит за конкретный результат. А значит, бухгалтерский аутсорсинг гибкий и всегда рентабельный.
6. Мотивация
Безусловно, главным фактором в работе специалиста является его мотивация. Заработная плата штатного бухгалтера часто не зависит от качества бухгалтерского учета, поэтому он лишен действенной мотивации в своей работе. У внешнего исполнителя мотивация очень ярко выражена. Во-первых, основной ценностью и активом аутсорсинговой компании на рынке является ее репутация, поэтому такая компания и ее специалисты не допустят действий, которые негативно повлияют на деловой имидж и репутацию. Во-вторых, договором предусмотрена полная материальная ответственность аутсорсинговой компании за результаты предоставленных услуг. Поэтому мотивация у аутсорсинговых компаний значительно выше, чем у штатного бухгалтера.
7. Аутсорсинг открывает широкие перспективы и дополнительные возможности
При выборе формы бухгалтерского обеспечения бизнеса необходимо учитывать не только требования времени, но и перспективы, которые требуют от бухгалтера качественно иного уровня оказания услуг.
Бухгалтерский учет по своей сути является отражением в документах результатов хозяйственных операций, то есть в основном выполняет учетно-статистическую функцию. Проще говоря: что компания сделала, то бухгалтер отразил в учете. Однако сегодня для бизнеса этого мало, владельцам и руководителям компаний в лице бухгалтера нужен не только учетчик, но и грамотный финансовый аналитик, налоговый консультант. Именно бухгалтер играет ключевую роль в перспективном планировании компанией своей финансово хозяйственной деятельности, выборе налоговых моделей деятельности и организации хозяйственных операций. Поэтому сегодня перед бухгалтером ставятся гораздо более широкие задачи, чем предусматривают стандартные обязанности данной должности, а значит, существенно возрастают требования к его уровню компетенции.
Удовлетворить все возрастающие потребности бизнеса могут только высококвалифицированные и опытные специалисты, нанять которых сможет далеко не каждое предприятие малого и среднего бизнеса. Идеальным решением является сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями, в которых работают такие специалисты. Причем чем меньше объем бухгалтерской работы на предприятии, тем выгоднее передавать эту функцию на аутсорсинг.
Помимо чисто бухгалтерских услуг, аутсорсинговые компании часто оказывают ряд смежных услуг. В частности, это юридическое обслуживание и защита бизнеса, кадровое делопроизводство, вопросы охраны труда, аудит и т.д.
Таким образом, преимущества бухгалтерского аутсорсинга очевидны. Заключив договор с аутсорсинговой компанией, даже небольшое предприятие или частный предприниматель получают услуги целой команды опытных специалистов высокой квалификации, причем оплачивают только тот объем услуг, который им реально необходим.